Du bist auf der Suche nach dem richtigen Projektmanagement Tool für Dich, Dein Unternehmen oder Dein Team? Wir können Dir dabei helfen. In unserem heutigen Blogartikel geht es um die drei mit am bekanntesten Projektmanagement-Tools die es gibt: Trello, JIRA und Asana. Was diese Tools können, für wen sie gedacht sind und welches sich lohnt einzusetzen, erfahrt ihr im Folgenden Artikel. Aber eins vorweg: Jedes Tool hat seine Vor- und Nachteile und sollte individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens und des jeweiligen Teams angepasst werden. So, kommen wir aber nun zu unserem Test.
Einfach, clean, Trello
Fangen wir mit der wohl am einfachsten zu bedienenden Software der drei an: Trello. Seit 2017 gehört dieses Projektmanagement-Tool wie auch JIRA zu dem australischen Software-Anbieter Atlassian. Trello ist für alle User gedacht, die Task- und Work-flow-Management orientiert arbeiten möchten.
Aufbau
Der grundlegende Aufbau von Trello basiert auf der agilen Entwicklungsmethode Kanban. Somit ist es visuell sehr übersichtlich. Ein Projekt besteht aus einem Board. Darauf können Collums (Spalten) und Cards (Karten) erstellt werden. Collums geben den aktuellen Status der Aufgabe wider. Cards sind die konkret zu erledigenden Aufgaben. Darauf können wiederum Unteraufgaben definiert werden. In einem einfachen, klassischen Szenario sind die Spalten benannt nach „zu erledigen“, „in Arbeit“ und „erledigt“.
Wenn eine Aufgabe angefangen wird, wird diese von „zu erledigen“ auf „in Arbeit“ verschoben. Wenn die Task beendet wurde, verschiebt man sie auf „erledigt“. Eine zusätzliche Kalenderansicht ermöglicht es, alle Aufgaben des Monats auf einem Blick zu sehen. Du hast mit Trello die Möglichkeit, persönliche Boards aber auch Teamboards zu erstellen. Die Kostenlose Version bietet bis zu 10 Boards mit einer unbegrenzten Anzahl an mitarbeitenden Personen an.
Preis
- Free Version: 0$
- Business Class: 10$/Monat im Jahresabo, 12,50$/Monat einmalig
- Enterprise: Variiert je nach Benutzeranzahl
Hier findest Du die Preisliste der Pakete von Trello.
Vorteile
- Verschiedene Sticker helfen bei der Visualisierung
- Viele kreative Möglichkeiten der Nutzung; es eignet sich beispielsweise auch um eine Reise oder eine Hochzeit zu planen
- Besonders geeignet ist Trello für eine gemeinsame Nutzung von Unternehmen und Kunden
- Durch die Butler-Funktion sind Automatisierungen möglich
- Einfach zu verstehende Usability
- Einfache und intuitive Bedienung
- Einige vorgefertigte Templates
Nachteile
- Aufgaben können nicht verschwinden, nur verschoben werden, dies ist nicht sonderlich befriedigend und wirkt dadurch so, als ob noch viele Aufgaben offen sind
- Keine Uhrzeiten in Kalendersicht möglich
- Nur Board-View und Kalender-View
- In der Free Version ist Trello auf 10 Boards begrenzt
Für wen ist Trello gedacht?
Gerade für Menschen, die ein einfaches Tool zur Hand haben möchten, mit dem sie gleich loslegen können, ohne viel Zeit investieren zu müssen. Es ist ein schlankes Tool, welches in der kostenlosen Basisversion alle wichtigen Features besitzt. Für Personen, die mit dem Projektmanagement anfangen möchten, ist Trello ein guter Einstieg. Auch wenn Du zusammen mit Kunden ein Projektmanagement-Tool nutzen möchtest, ist Trello eine gute Wahl. Denn auch Kunden, die noch nie mit derartiger Software gearbeitet haben, sich sofort zurechtfinden.
JIRA - Für die komplexen Aufgaben
JIRA ist ein sehr großes und komplexes Projekt-Management-Tool. Wie auch schon Trello kommt es von Atlassian. Um wirklich einen Mehrwert herausziehen zu können, musst Du Dich schon genauer damit befassen. Aber Raketenwissenschaft ist es auch nicht. JIRA ist für alle Nutzer gedacht, die mehr Funktionen benötigen als die von Trello angebotenen.
Aufbau
JIRAs Hauptaugenmerkt liegt auf der Scrum-Methode. Dies ist ein agiles Vorgehensmodell für die Entwicklung, Auslieferung und Optimierung von Produkten. Es gibt eine Vielzahl von Ansichten: Die klassische Kanban-Sicht („Trello-Ansicht“), eine „Asana“-Listenansicht (später mehr dazu), eine Kalender-Sicht und die Standard „Scrum-Ansicht. Auch Gantt-Diagramme und Zeitdiagramme darzustellen ist möglich. Eine Reporting-Funktion hilft, problematische Aufgaben hervorzuheben, um diese gezielt anzugehen.
Auch hier sind Automatisierungen, wie auch schon bei Trello, möglich.
Preise
- Kostenlos: 0$/Monat
- Standard: 7$/Monat
- Premium: 14$/Monat
Auf der Website von JIRA findest Du die Preisliste aller Pakete.
Vorteile
- Für professionelle und komplexe Entwicklungsprozesse geeignet
- Die Bezahlversionen sind im Vergleich zu Trello und Asana am günstigsten
- Die kostenlose Version bietet eine unbegrenzte Anzahl an Funktionen
- Viele Anbindungsmöglichkeiten wie Trello, GitHub, Bitbucket, Zoom, Slack und viele mehr
Nachteile
- Am Anfang ist JIRA etwas kompliziert
- Lange Eingewöhnungsphase
- Es kann vergleichsweise lang dauern ein Projekt zu starten
- Anzahl der Mitarbeiter ist bei der kostenlosen Version auf 10 beschränkt
Für wen ist JIRA gedacht?
JIRA ist vor allem für Unternehmen und Teams gedacht, die große Projekte zu betreuen haben und diese auch intern miteinander verbinden möchten. Auch wer Wert auf eine große Anzahl an Plugins und Erweiterungen legt wird hier glücklich. Wenn es wichtig für Dich und Deine Mitarbeiter ist, externe Systeme anzubinden ist JIRA etwas für Dich. Vor allem Unternehmen der IT-Branche oder Entwickler-Teams könnten für JIRA geeignet sein. Die kostenlose Version begrenz nur die maximale Mitarbeiter Anzahl, nicht aber die Zahl der Projekte. Somit eignet sich diese Version vor allem für kleinere Teams mit vielen Projekten.
Ein starker Allrounder - Asana
Mittlerweile ein Klassiker unter den Projektmanagement Tools: Asana. Durch die vielen Funktionen und verschiedenen Ansichten ist es sehr beliebt bei Anfängern aber auch bei fortgeschrittenen Projektmanagement-Nutzern. Die Software der gleichnamigen Firma wurde von ehemaligen Mitarbeitern von Facebook und Google gegründet.
Aufbau
Asanas klassische Ansicht baut auf einem Listen- oder To-Do-Format auf. Daneben ist es noch möglich eine Kanban-Ansicht wie beispielsweise bei Trello und eine Kalenderansicht einzustellen.
Auch eine Timeline-Sicht (Gantt-Diagramm) kann eingestellt werden. Die einzelnen Sichten können ganz leicht im horizontalen Menü eingestellt werden.
Wenn eine Aufgabe erledigt wurde, kann diese einfach abgehakt werden und sie verschwindet. Möchtest Du alle Aufgaben (bereits erledigte und noch zu bearbeitende) aufrufen, geht das ganz einfach unter „My Tasks“. Ähnlich wie bei Trello und JIRA sind Automatisierungen möglich. Außerdem können den jeweiligen Aufgaben Mitarbeiter, Deadlines und Prioritäten zugeordnet werden.
Preise
- Basic Version: 0€
- Premium: 10,99€/Monat im Jahresabo, 13,49€/Monat einmalig
- Business: 24,99€/Monat im Jahresabo, 30,49€/Monat einmalig
Alle Pakete und Preise findest Du auf der Website von Asana.
Vorteile
- Flexibel durch viele verschieden Ansichten – so kann jeder Mitarbeiter die für ihn passende Sicht wählen
- Es ist möglich Office-Programme, Slack, Dropbox, Evernote, Instagram, Google Calendar, Zapier uvm. zu integrieren
- Sehr gute Mischung aus vielen Funktionen und Übersichtlichkeit
- Viele nützliche Automatisierungen
- Mit den ersten Projekten kann schnell begonnen werden
- Relativ einfach zu bedienen
Nachteile
- Gerade in der Arbeit mit Kunden könnten diese möglicherweise durch die vielen Optionen überfordert sein
- Nur Kauf über Kreditkarte ist möglich, PayPal etc. wird nicht akzeptiert
- Es ist in den kostenpflichtigen Versionen das teuerste der drei Programme
Für wen ist Asana gedacht?
Die viele Features erlauben einen flexiblen Einsatz. Somit ist für fast jeden Nutzer die passende Option und Ansicht dabei. Dennoch sind wir der Meinung dass gerade Firmen, welche Marketing-Kampagnen erstellen, Video-Produktionen planen und durchführen sowie in ähnlichen Aufgabenbereichen Arbeiten, mit Asana nichts falsch machen können.
Unsere Meinung zu Trello, JIRA und Asana
Jedes der oben erläuterten Tools soll eine ganz bestimmte Zielgruppe ansprechen. Zu welcher Du nun genau gehörst, musst Du für Dich, Dein Unternehmen sowie Dein Team selbst entscheiden. Alle drei Programme bieten eine kostenfreie Testversion an. Wenn Du also noch unschlüssig sein solltest, probiere einfach jedes Tool einmal aus und prüfe welches am besten zu Deinen Bedürfnissen passt. Ein abschließender Tipp noch von uns: Befrage auf jeden Fall Deine Mitarbeiter und lass sie ebenfalls die Tools ausprobieren. In einer anschließende Besprechung solltet ihr euch für ein Tool entscheiden. Und jetzt viel Spaß beim Managen eurer Projekten!