Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie, die softwarebasierte „Roboter“ verwendet, um regelbasierte, wiederkehrende und zeitintensive Aufgaben zu automatisieren. Diese Bots imitieren menschliche Interaktionen – sie klicken, kopieren, lesen Dokumente aus oder übertragen Daten in Systeme. RPA ist heute eine der wichtigsten Technologien für Unternehmen, die effizienter, skalierbarer und fehlerärmer arbeiten möchten.
1. Was macht RPA einzigartig?
Im Gegensatz zu klassischen Automatisierungslösungen greift RPA nicht tief in den Code oder die IT-Infrastruktur ein, sondern arbeitet auf der Oberfläche („UI Automation“), durch den Versuch der Imitierung, bleibt die Basis, sprich die Ursprüngliche Software/Hardware unangetastet und es wird nur auf die Bestehenden UI und API Interface aufgesetzt.
Das bedeutet:
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bestehende Systeme bleiben unverändert,
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Prozesse werden schneller digitalisiert,
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Implementierungen sind vergleichsweise kostengünstig.
RPA eignet sich besonders für Prozesse mit hohen Volumen, klaren Regeln und strukturierten Daten.
2. Vorteile von RPA
RPA bringt Unternehmen zahlreiche Vorteile, welche auch aus Wirtschaftlichen Aspekten beleuchtet werden sollten:
| Vorteil | Wirkung |
|---|---|
| 24/7-Automatisierung | Bots arbeiten rund um die Uhr ohne Unterbrechung. |
| Fehlerreduktion | Keine Tippfehler, keine Copy-Paste-Fehler. |
| Schnelle Skalierbarkeit | Neue Bots können jederzeit hinzugefügt werden. |
| Kosteneinsparung | Hohe Einsparpotenziale durch reduzierte manuelle Tätigkeiten. |
| Entlastung der Mitarbeitenden | Fokus auf kreative und wertschöpfende Arbeiten. |
| Schnelle Implementierung | Oft in Tagen statt Monaten. |
3. Typische Einsatzbereiche
RPA kann in fast jedem Unternehmensbereich eingesetzt werden und führt dazu zu einem schnellen impact auf die Optimierung.
a) Finanzen & Buchhaltung
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Rechnungen aus E-Mails extrahieren
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Verbuchungen automatisieren
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Mahnwesen auslösen
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Zahlungseingänge prüfen
b) Kundenservice
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Tickets automatisch öffnen
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Antworten auf häufige Fragen generieren
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Kundenstammdaten aktualisieren
c) HR / Personalwesen
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Bewerberdaten übertragen
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Verträge automatisch generieren
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Onboarding-Workflows anstoßen
d) IT-Administration
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Benutzerkonten anlegen
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Backups protokollieren
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Monitoring automatisieren
e) E-Commerce
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Produktdaten synchronisieren
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Bestellungen verarbeiten
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Trackingnummern versenden
4. Prozessarten, die besonders gut geeignet sind
Prozesse mit den folgenden Eigenschaften, eignen sich besonders Gut, um via RPA optimiert werden.
| Prozessmerkmal | Warum geeignet? |
|---|---|
| regelbasiert | Bots folgen klaren Vorgaben. |
| wiederkehrend | Hohe Automatisierungswirkung. |
| hohes Volumen | große Einsparungen. |
| strukturiert | Daten gut maschinell verarbeitbar. |
| systemübergreifend | RPA verbindet Tools ohne API. |
5. Herausforderungen bei RPA-Projekten
Trotz vieler Vorteile gibt es auch die typischen Stolpersteine in einem solchen Projekt, welche nachstehend einmal aufgelistet werden:
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falsche Erwartungshaltung („RPA löst alles“)
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ungeeignete Prozesse
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Veränderungen im Frontend führen zu Bot-Ausfällen
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fehlendes Monitoring
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Schatten-IT-Risiken (wenn Bots unkontrolliert laufen)
RPA benötigt klare Governance-Strukturen, Prozessmanagement und Qualitätskontrollen.
6. Zukunft von RPA – intelligente Automatisierung
Die Kombination aus:
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RPA,
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KI / Machine Learning,
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OCR (Texterkennung)
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Prozessmining
führt zur Intelligent Automation (IA).
Bots erkennen dabei Muster, lesen unstrukturierte Dokumente aus, treffen Entscheidungen oder priorisieren Aufgaben selbstständig.
7. Fazit
RPA ist eine der schnellsten und effizientesten Möglichkeiten, Prozesse ohne große Eingriffe zu digitalisieren.
Unternehmen profitieren von:
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höherer Effizienz,
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weniger Fehlern,
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geringeren Kosten,
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zufriedeneren Mitarbeitenden.
Mit KI-Unterstützung wird RPA in den kommenden Jahren noch mächtiger. Somit haben Ihre Mitarbeiter und Sie selbst, noch mehr Zeit um sich um den Kunden und weiteren Upsell bei Bestandskunden zu kümmern. Wie klingt das?
